Reglemente för ekonomi- och verksamhetsstyrning

Gäller från: 2009-03-01  Antagen: 2009-01-26 §3

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Syfte

2. Övergripande principer

3. Budget och budgetregler

  • Budgetprocessen
  • Anslagsbindning
  • Omdisponering
  • Inrättande av tjänst
  • Kompletteringsbudget

4. Målstyrning

5. Uppföljning och utvärdering

  • Löpande uppföljning
  • Delårsrapporter
  • Årsredovisning
  • Ansvar och åtgärder vid avvikelser
  • Hantering av över- och underskott vid bokslut

6. Övrig styrning


1. Syfte

Syftet med detta reglemente är att övergripande reglera styrningen och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet.

Grundläggande är att utveckla en ledningsprocess på alla nivåer som möjliggör en god ekonomisk hushållning. Mål och resurser, redovisning, uppföljning och utvärdering samverkar i styrningen av kommunens ekonomi och verksamhet. En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet skapar förutsättningar för en god ekonomisk hushållning.

2. Övergripande principer

Tillgängliga ekonomiska resurser är ram för möjlig verksamhet . Verksamheten ska bedrivas inom befintliga ekonomiska ramar även om detta medför att de mål och riktlinjer som anges i budgeten inte kan uppnås.

Vid konflikt mellan mål och medel gäller medlen.

Varje nämnd ansvarar fullt ut för att utforma verksamheten inom beslutade ekonomiska ramar. Avvikelser ska klaras inom den egna nettokostnadsramen. Vid risk för avvikelse ska nämnden i första hand ompröva hur verksamheten är utformad. Mål kan behöva modifieras eller måluppfyllelsen skjutas framåt i tiden för att verksamheten skall kunna bedrivas inom ramen för tillgängliga ekonomiska resurser.

Koncernnyttan gäller vid alla beslut. Detta innebär att aktiviteter i enskilda verksamheter ska hanteras så att de skapar bästa möjliga värde för helheten, kommunkoncernen. Med kommunkoncernen avses kommunen, kommunalförbund och helägda kommunala bolag.

3. Budget och budgetregler

I kommunallagens 8 kapitel regleras stora delar av budgetprocessen och budgetens innehåll. Utöver detta gäller för Sölvesborgs kommun regler enligt detta dokument.

3.1 Budgetprocessen

Kommunens budgetprocess ska inledas med bokslutsberedningen (se avsnitt 5.3) genom att en första presentation av ekonomiska och verksamhetsmässiga förutsättningar för innevarande och kommande år görs. Nämnderna kommer då att få en första indikation på tillgängliga budgetramar och eventuella förändringar av övergripande målsättningar.

Nästa steg i processen är att budgetramar och verksamhetsmål ska beredas vid ramberedningen, vilken genomförs senast under maj månad. Därefter ska kommunfullmäktige fatta beslut om nämndernas budgetramar senast i juni månad.

Nämnderna och kommunstyrelsen ska sedan bryta ner sina ramar och verksamhetsmål i en detaljbudget och sammanställa ett budgetförslag som presenteras vid budgetberedningen senast under september månad.

Vid samtliga beredningar ska överläggningar ske mellan nämndsrepresentanter och kommunstyrelsens arbetsutskott förstärkt med representanter från de partier som ej företräds där. Den fortsatta processen ska avslutas med att kommunfullmäktige fastställer budgeten.

De dokument som upprättas i samband med budgetprocessen ska utformas på ett likartat sätt som dokument upprättade i samband med kompletteringsbudget, uppföljningsrapporter och årsredovisning. Likaså skall dokument som används i de ekonomiska processerna ha likartad utformning från första instans (i regel beredning hos nämnd) till sista instans (kommunfullmäktige). Ekonomikontoret preciserar utformningen.

3.2 Anslagsbindning

Huvudregeln är att kommunfullmäktige i budgeten binder varje nämnds nettoanslag för driftbudgeten på nämndsnivå. Nämnden kan öka eller minska sin bruttoomslutning så länge nettoramen hålls. Driftbudgetanslag kan bindas på annan nivå genom särskilt fullmäktigebeslut.

Anslag för investeringar binds per projekt genom kommunfullmäktiges budgetbeslut. Som investering budgeteras och redovisas tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Tillgången skall ha en ekonomisk livslängd på minst 3 år och uppgå till värdet av minst 1,0 prisbasbelopp.

3.3 Omdisponering

Inom sina driftbudgetramar får respektive nämnd besluta om att omdisponera anslag och tjänster. Sådan omdisponering får inte innebära att nämnden fattar beslut i strid med av kommunfullmäktige beslutade mål och riktlinjer för verksamheten. Inte heller får beslutet om omdisponering innebära framtida kostnadsökningar för den egna verksamheten eller för annan kommunal verksamhet.

Omdisponering av driftbudgetanslag mellan nämnder liksom omdisponering av investeringsanslag inom kommunens totala investeringsbudget beslutas av kommunstyrelsen.

3.4 Inrättande av tjänst

Endast kommunfullmäktige får inrätta eller dra in tjänster med undantag av att omsorgsnämnden äger rätt att inrätta eller dra in tjänster för personliga assistenter enligt LSS.

Beslut om inrättande eller indragning av tjänst som fattas av omsorgsnämnden skall anmälas till kommunstyrelsen. Ett aktuellt register över inrättade tjänster skall finnas hos ekonomikontoret.

3.5 Kompletteringsbudget

Nämndernas ramar justeras för utfallet av den lokala lönerevisionen i särskild ordning. Därutöver kan en förändring av nämndernas driftbudgetramar ske genom omdisponering av anslag mellan nämnder, vilket beslutas av kommunstyrelsen, och vid volymförändringar vilka beslutas av kommunfullmäktige. Med volymförändringar menas start av ny verksamhet eller nedläggning av befintlig. Enstaka utökning av nämndernas ramar kan också göras genom att anslaget till kommunfullmäktiges förfogande ianspråktas.

Beslut om utökning eller minskning av den totala investeringsbudgeten fattas av kommunfullmäktige.

I förekommande fall hanteras förändring av nämndernas driftbudgetramar och investeringsbudgeten i samband med kommunfullmäktiges behandling av delårsrapporterna i juni respektive oktober månad.

4. Mål- och visionsstyrning

All verksamhetsplanering och ekonomisk planering ska utgå från en målstyrning som bygger på den vision som kommunfullmäktige fastställt.

De målstyrningsbegrepp som ska användas är följande:

Strategiska områden Områden som är kritiska för att visionen ska kunna uppnås.

Inriktningsmål Anger vad vi ska uppnå, ett tillstånd, inom ett strategiskt område för att visionen ska kunna uppnås. Uttrycker en grundsyn och en ambition.

Nämndmål Realistiska, konkreta och mätbara, eller bedömningsbara, framtida önskade resultat som bidrar till att inriktningsmålen uppnås. Ska kunna kopplas till resurser.

Handlingsplaner En konkret plan över vad, vilka aktiviteter, insatser mm, som måste göras för att ett nämndmål ska uppnås.

Indikatorer De mått, nyckeltal eller dylikt som indikerar om ett nämndmål är uppnått, en ambitionsnivå.

Strategiska områden och inriktningsmål beslutas av kommunfullmäktige och kan omprövas om visionen omformuleras eller i samband med en ny mandatperiod.

Respektive nämnd presenterar vid ramberedningen förslag till nämndmål och indikatorer för det kommande året eller åren. Dessa ska då vara utformade så att de är möjliga att arbeta med utifrån nämndens ekonomiska förutsättningar. Vid budgetberedningen presenteras eventuella revideringar av nämndmål och indikatorer. Efter det att kommunfullmäktige fastställt nämndmålen i samband med budgetbeslutet så beslutar varje nämnd om handlingsplaner för sina nämndmål.

I samband med bokslutsberedningen ska en särskild måluppföljning göras. Varje nämnd ska analysera sitt verksamhetsresultat, bland annat utifrån sina nämndmål och indikatorer, och visa hur man bidragit till att nå inriktningsmålen och visionen.

5. Uppföljning och utvärdering

5.1 Löpande uppföljning

Uppföljning av ekonomi och verksamhet skall ske på två nivåer, dels inom respektive nämnds verksamhet och dels från nämnd till kommunstyrelsen.

Inom sitt verksamhetsområde har varje nämnd ett ansvar för att löpande följa upp ekonomi och verksamhetsresultat. Nämnden avgör på vilket sätt och med vilket intervall sådan uppföljning sker.

Uppföljningen från nämnd till kommunstyrelsen görs i första hand i samband med delårsrapporter men kommunstyrelsen kan besluta om tätare uppföljningsintervall eller begära uppföljning av särskild verksamhet.

5.2 Delårsrapporter

Nämnder och förvaltningar skall två gånger per år, efter fyra och efter åtta månader, upprätta delårsrapporter. Rapporterna skall innehålla en redogörelse för utfallet av verksamhet och ekonomi sedan föregående räkenskapsårs utgång samt en prognos för helårsutfallet.

Upplys­ningar skall lämnas om förhållanden som är viktiga för bedömningen av ekonomiskt resultat, verksamhetens utfall och prognoser samt om viktigare händelser som har inträffat under rapport­perioden eller efter dennas slut.

Ekonomikontoret ansvarar för att delårsrapporterna ställs samman och presenteras vid kommunstyrelsens sammanträde i juni respektive i oktober. Delårsrapporten skall därefter behandlas vid kommunfullmäktiges möte respektive månad.

5.3 Årsredovisning

Årsredovisningens struktur och innehåll regleras av kommunallagen och den kommunala redovisningslagen.

Kommunstyrelsen skall överlämna årsredovisningen för föregående år till kommunfullmäktiges sammanträde i mars månad. Detta skall föregås av en bokslutsberedning då nämndernas representanter ges möjlighet att kommentera och analysera ekonomiskt utfall och verksamheternas utveckling och måluppfyllelse. Bokslutsberedningen utgör dessutom startpunkten för budgetarbetet (se avsnitt 3.1)

5.4 Ansvar och åtgärder vid avvikelse

Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs inom fastställda budgetramar och i enlighet med beslutade mål och riktlinjer. Nämnden ansvarar också för att åtgärder vidtas när större avvikelser från beslutade mål och riktlinjer befaras samt när ett budgetöverskridande prognostiseras. Om nämnden bedömer att behov finns att ändra av kommunfullmäktige beslutade mål eller inriktning för verksamheten så skall nämnden snarast aktualisera detta hos kommunstyrelsen. Likaså är nämnden skyldig att snarast informera kommunstyrelsen vid ett befarat budgetöverskridande.

Förvaltningschefen har det yttersta verksamhets- och resultatansvaret inför nämnden samt uppgiften att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. Förvaltningschefen ska fortlöpande följa upp målen för ekonomi och verksamhet och snarast rapportera eventuella avvikelser till nämnden. Då ett budgetöverskridande befaras är det förvaltningschefens ansvar att omedelbart ta initiativ till åtgärder för att förhindra överskridandet.

5.5 Hantering av över- och underskott vid bokslut

Kommunstyrelsens bokslutsberedning har som uppgift att analysera nämndernas resultat och lämna förslag till kommunfullmäktige om man anser att en nämnds budgetresultat, till någon del skall föras över till kommande år. Kommunstyrelsens analys skall grundas på en bedömning av hur nämndens verksamhetsmål uppfyllts och i vilken grad budgetresultatet varit påverkbart för nämnden.

Över- eller underskott på investeringsprojekt som i årsredovisningen redovisas som pågående förs över till nästa års investeringsbudget utan särskilt beslut. Avslutade investeringsprojekt slutredovisas i samband med årsredovisningen. De avslutade investeringsprojekt som sträcker sig över mer än ett år skall då även redovisas med total budget respektive totalt utfall.

6. Övrig styrning

Utöver ovanstående regler för styrning finns i Sölvesborgs kommun ett antal riktlinjer, policy- och regeldokument. Några av dessa redovisas kortfattat nedan.

Reglemente för kontroll av verifikationer

Innehåller regler om kontroll av ekonomiska transaktioner (attestreglemente) och anvisningar om tillämpningen av dessa regler. Fastställs av kommunfullmäktige.

Kravreglemente

Innehåller regler om fakturering och hur ej betalda fordringar skall hanteras (kravhantering). Fastställs av kommunfullmäktige.

Reglemente för penninghantering

Kommunfullmäktige fastställer i särskilt beslut regler för hantering av kommunens likviditet, upplåning mm (finanspolicy).

Reglemente för borgensåtagande

Regler för när kommunen kan göra borgensåtagande, hur dessa ska redovisas och följas upp mm. Fastställs av kommunfullmäktige.

Ägardirektiv för bolag i kommunkoncernen

Utöver regler i detta dokument som berör bolagen fastställer kommunfullmäktige i särskilt beslut ägardirektiv för bolag i kommunkoncernen.

Utöver dessa riktlinjer, policy- och regeldokument som har koppling till ekonomiområdet finns det i Sölvesborgs kommun ett antal övriga styrdokument. Dessa dokument berör olika områden och ligger till grund för hur kommunens olika verksamheter ska agera.

Gå direkt till:

Skicka en kommentar om innehållet på sidan
Här kan du skicka in synpunkter på innehållet på den aktuella webbsidan. Din kommentar kommer inte att publiceras, utan skickas till personen som ansvarar för sidan.
* = Obligatorisk uppgift

Ange ett meddelande!

Ange en riktig e-postadress!

Filen var för stor! Välj en mindre.

Ange vad är det för veckodag idag!

Tipsa en vän
Här kan du tipsa en vän om den aktuella webbsidan.
* = Obligatorisk uppgift

Ange din väns namn!

Ange din väns e-postadress!

Ange ditt namn!

Ange din e-postadress!

Ange vad är det för veckodag idag!

Uppdaterad: 2010-05-25 Ansvarig: Webmaster
Sölvesborgs kommun, 294 80 SÖLVESBORG. Besök: Repslagaregatan 1. Telefon: 0456-816 000. Telefax: 0456-134 29. info@solvesborg.se
Org.nr: 21 20 00 0852. Bankgiro: 343-5625. Ansvarig utgivare: Kommunchef Lars Ericsson. kommunikation@solvesborg.se

In English

Tourist information in English »

Auf Deutsch

Vorgewählte Informationen auf Deutsch »